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选择适合自己的方法与工具 | 自我管理

在群里时常看到有人会问,要做自我管理或者GTD的话,什么样的软件比较好用。我作为一个在坑里游了不短时间的菜鸟,想分享一下经验,顺便推荐几个自己比较喜欢的APP给大家。

选择一款软件的最基本原则是,适合自己。一个人处于不同的自我管理阶段,会需要不同的软件来满足自己的需求。我见过有用一张待办记事清单就完成自我管理的朋友,因为他的理念是,如果有什么事忘记记在清单上了,那就是不重要的事情。

在入门级自我管理阶段,我们需要的仅仅只是一张待办记事,然后去完成上面记下来的任务。这时候的主要目标是,习惯那种把任务记录下来,以及完成的过程。养成这样的习惯之后,慢慢地,会有新的需求,那么,就该进阶到下一个阶段了。

这中间有一种方法,是针对拖延症患者提出的,名叫番茄工作法。番茄工作法的核心理念是按照时间将人的注意力集中在以25分钟为单位的一个番茄钟内。对于很多拖延症患者来说,一想到一件事情要花很久很久才能完成,往往还没开始,就放弃了。这种时候,除了将一项很大的任务细化成一系列很小的任务之外,番茄钟也是可以帮助我们有效进入工作状态的方法。25分钟是很短的时间,告诉自己,只要集中注意力工作25分钟,就可以休息5分钟,把长时间的任务片段化,可以帮助拖延症去一点一点儿推进自己要完成的事务。

我曾经推荐过自己用起来觉得很不错的一款番茄钟软件给朋友,但是他在使用一段时间后,却跟我说,番茄钟打断了他的工作思路,影响到了他的工作。那个时候,我才发觉,原来并不是每个人都适合番茄工作法。如果不是拖延症,或者平时是很容易进入专注工作状态的人,采用番茄工作法来进行自我管理反而会降低效率。

我们都知道,人在不同的任务与状态间切换时,会需要消耗一点儿额外的时间与精力(具体叙述请阅读《满思考:大脑超载时代的思考学》)。根据这一原理,番茄工作法以时间长度对任务进行划分的方法会打断你本身的工作节奏,从而影响到你的工作效率。时至今日,在我进行一些很难长时间持续下去的任务时(比如啃一本大部头的专业书或者进行体育锻炼),我依然会使用番茄工作法,但对于其他不需要额外注意就可以一直专注进行的事情(比如看一本自己感兴趣的书,或者写代码、写公众号),我就不会使用番茄钟了。

当不满足于只是把任务列出来时,有一种简单的任务划分方法,可以帮助我们将任务进行分类,四象限法。即,把任务按照紧急与否以及重要与否进行划分。那么我们就会得到以下四个分类:


出处见水印

图中对于每一类情况的分类以及处理方法写的非常清楚了,就不赘述了。基本上,流畅掌握四象限法,生活就会比较愉快了。

更进一步,当我们的生活更复杂之后,我们会需要更复杂的GTD工作法。GTD工作法较为复杂,我不建议一上来就开始GTD,会造成比较严重的挫折感,从而很难维持下去。

下面,是结合每个阶段推荐的小工具,以iOS平台为主,选择适合自己的就好。

手机自带的待办记事应用

或者其他简单的清单应用也可以,要求是简单,一目了然,也可以直接准备一个本子写下来。

Simple Habit Tracker

如果你以前从未读过任何与自我管理有关的理论书籍,只是想单纯的通过打卡之类的行为培养良好的习惯,那么这一款软件可能会适合菜鸟级的你。它的优点在于,界面简洁,一目了然,上手容易。不是缺点的缺点在于,只专注于习惯培养,不能用于事务管理。

软件戳进去只有三个标签页:Ideas/Doing/Done。Ideas页面汇聚了使用这个软件的人希望养成的习惯;Doing界面以时间线的方式展现你自己当前正在进行的习惯养成计划,按住一个任务向右滑代表完成,向左划代表跳过(晚点再说);Done界面是对计划执行的统计情况,一周是一个表格,每一行代表一个习惯养成计划在这周的执行情况,表格有七列,代表一周七天,非常的一目了然。

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我用它的理由就是上面这个统计界面了,非常一目了然,并且有成就感。

Pendo

朋友认为这是一款日记/笔记软件,我却认为这是一款个人管理软件。这款软件的优点是,以时间线为主的界面简洁清新,操作直观,日程添加很智能化,听说最近出Mac版了。缺点是,所有内容的添加只能围绕时间线展开,我不知道它在苹果生态之外有没有。

软件将记录内容分为四类:日记/笔记/待办/日程,按照时间线的方式去展示,可以分类展示,可以组合展示。日记与笔记的功能很类似,不同点在于,日记建立之后,它在时间线的位置就是它被建立的那个时刻,而笔记则会在每次被修改的时候更新它在时间线的位置。所以,写备忘用笔记很合适,写日记或者其他随笔感想,用日记功能很合适。我会用日记写书的读后感,用笔记写备忘,在必要的时候,把它直接转换为待办清单。待办跟日程很好理解,完全属于自我管理范畴。获得权限后,日程可以自动从系统日历中读取,结合手机自带的语音助手,添加起来很方便。

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这里要讲一下待办,它的优点是,界面简洁,功能简单。十分适用于自我管理初级入门的朋友,处于这个阶段的朋友,还不具备有效对待办任务进行分类组织的能力或者需求,那么,就只要简单的列出它们就可以了。这一功能的缺点是,它是与时间线绑定的,所以,当添加一项待办,必须为它指定一个时间节点。现实中,并不是每个任务都能立马有执行时间点,所以使用者可能会觉得有点儿麻烦。

关于智能化,写(说)下复杂的日程计划,比如“每周三五晚8点游泳,持续四周”,点一下日程钮,软件就会帮你在对的时间安排好日程,显示到今日插件,并提前提醒你。

关于快捷键,在内容输入界面,可以通过在新的一行输入字母快速实现条目添加,我记住的有t+回车,后面的内容会自动变成待办(有点中完成框的那种)

番茄土豆

本人认为最好用的番茄工作法软件之一,它的优点在于,跨平台(Windows/Mac OS/Chrome插件/Android/iOS,同一个帐号间数据同步),自带时间统计功能,软件可靠度高,标签功能可以帮助完成初级的任务检索与分类功能(通过标签以及重要度标记可以实施四象限法)。

缺点在于,相较于其他诸如Forest、Tides等可爱向番茄工作法软件,此款软件界面走的是商务简洁风格,没有特别有效的游戏性激励机制。同时,番茄土豆与日程联系的方式是将软件的内容通过订阅的方式放入系统日历中,个人觉得逻辑不是很顺畅。软件的任务排序功能也比较鸡肋。

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分享一下个人总结的使用方法:

  1. 录入任务:第一次使用时,将所有能想到要做的任务添加进去。进行这一步时,我有朋友会觉得没有特别多的事情要写,只有几件事,脑子记住就可以了。但是当我提示到,连同“尝试某某软件”这种生活琐事都添加进去的时候,她突然觉得其实还是有很多任务要写的。
  2. 任务分类:按照任务进行的情境给每个任务分配重要程度,排序,打上分类标签。第一次使用番茄土豆时,会有教程说明如何设置重要度与分类标签,这里不赘述了。分类标签有统计与集中注意力的作用,软件会根据你花在每个标签上的番茄时间给出统计图,而使用时,点击某个标签,任务列表会集中显示所有该标签下的任务。P.S. 一个任务可以打很多个标签。至于分类标签的内容可以是以下这些:
    1. 重要度:添加任务时用叹号表示,最多可以加到5个叹号,添加结束后,任务旁会有颜色标记,颜色根据重要程度由淡蓝向正红过渡;
    2. 任务的紧急程度,见四象限法;
    3. 任务执行的地点,诸如,家,单位,超市等;
    4. 任务执行的协同伙伴,比如,父母,朋友,某某上司,某某同事;
    5. 任务所属的项目,比如,工作人士负责的项目,年假出行计划,学生朋友正在上的课程,参与的某个学习计划;
    6. 你现在处于的状态,例如,工作,学习,阅读,外出,休息等;
    7. 该任务的状态,常见的划分有三类:Next Action,Waiting for和Someday/Maybe。接下来确定要做的任务分到Next Action,委派给他人,自己只负责等待消息的任务分到Waiting for,将来想实现,但是尚未有具体计划的事项分到Someday/Maybe。
    8. 补充说明,理论上每个任务都应该有这样一个分类,但是,作为初学者,不用那么强求自己。
  3. 进入番茄钟:这一步最简单也最难,选定一个任务,开始番茄钟,番茄时间内,只做这一件事,不要接受外界的任何打扰。选定一个任务很容易,不受外界打扰很难,这是一件需要专门写一篇文章来说服你的事情,我放弃在这里解释。
  4. 总结:番茄钟自带的统计功能,允许你看看自己每天完成了多少个完整的番茄钟,完成了哪些任务,每天效率最高的时间是哪个时段,以及其他一些时间类统计。针对这些统计结果,作出一些简单的分析与调整,可以让自己更高效。

好了,使用方法就这么多,这里我依循的原则是简化版的GTD自我管理方法,我有专门写过一个GTD系列的文章,想了解更复杂方法的朋友,可以跟着以下链接去看文章,看书。但是,作为初学者,上述方法已经比较复杂了,建议从最开始的四象限法实践。

好了,自我管理类的小工具写完了,我要去我的任务清单里愉快的把这一项待办划掉~后面还有辅助阅读类、绘图类以及语音助手,详情请见下回分解。

  1. xqiushi说道:

    没、没、没,我没有这些,宇宙都是随机的,我完全没有计划,或者说我的计划就是不要有计划 :mrgreen:

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