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跟着小幻GTD:收集阶段-日常收集

文/编:小幻

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了解了收集阶段的材料归拢步骤后,不知看官们是否有这样的疑问:平时也要这么收集吗?答案是,进行过一次全面的收集之后,只要养成随时收集的习惯,收集活动变成碎片散落在生活里,就不用再这么累的花几个小时专门收集了。

下面简单唠叨几样小幻目前使用的收集工具与使用思路。

Capture软件+手机备忘录

受毒龙师兄推荐,小幻在手机上安装了Capture,它的功能十分单一,点击打开,输入内容,点击完成,一条备忘录就存进了手机备忘录里。也因为功能单一,所以这款软件的启动速度特别快,相比之下,手机自带的备忘录软件则因为功能丰富而启动的没有那么快。

邮箱

邮箱的收件箱本身就叫作Inbox,也可以用作收集,但这里有一个小问题:如果使用日常工作邮箱来当做工作篮,那么必须做到把处理过的邮件都从收件箱归档到它该在的地方,而不是停留在收件箱里。我们可以利用邮箱的自动归档功能实现对一些特定邮件的归档,针对具体一个范畴的邮件,给它们建立一个单独的文件夹,例如,专门建立了一个文件夹叫作「存档」用来存放各种未来可能需要阅读的辅助资料。在学习实践了GTD的加工和组织环节之后,也可以用那套方法来管理邮箱。很多GTDer都总结了如何将邮箱变成自己GTD工作篮的方法,搜索关键字「GTD」+「gmail」就会找到很多,选一个你看着顺眼的,开始实践吧。

这里补充一点,如果有人跟小幻一样使用OmniFocus软件,它有类似于Kindle的推送功能,可以通过向帐号绑定的推送邮箱发邮件达到向其Inbox添加行动的目的。那么基本就可以不使用邮箱作为收件箱了,你需要做的只是发送/转发相应的邮件到推送邮箱。

电脑上的Inbox

继续向毒龙师兄偷师,在自己的电脑上也建立了一个跟他一样的Inbox文件夹。

小幻的桌面Inbox,图标是自己利用在线工具制作的。

以下摘自申龙斌的程序人生

对我这样的IT人士来说,日常接触的材料大多是电子文档,所以我的电子收集箱使用的频率更高,排在首位的是Windows桌面上的“Inbox快捷方式”(对应着实际硬盘的D:\shenlb\Inbox文件夹),为了有直觉的收集箱的感觉,从网上找了一个inbox.ico的图标文件,以后有什么内容直接丢到这个文件夹中就可以了。

只做了这个设置还远远不够,你是不是经常用浏览器下载文件?用QQ接收好友发来的文件?从邮箱中下载附件到PC上?办公用的即时通IM软件中也会收到同事的文件?花点时间,分别在这些软件中设置一下,把它们的临时目录都指向D:\shenlb\Inbox,只麻烦这一次,以后你只要点下载、接收之类的,这些文件全部安全地放到你早已设置好的文件夹中,绝对不会丢失。你是不是经常遇到这样的情况:一个QQ上发来的文件死活找不到它存在哪了?一个刚刚下载的文档就是找不到它藏在了电脑了哪个神奇目录中?只用上面说的小技巧,这些问题就永远不会发生。(当然,还有一种替代办法,用everything小软件,只需要知道文件名,也能快速找到那个文件)

实体工作篮

戴维·艾伦在《搞定》一书中明确指出,实体收集框最好有一个,在上一篇文章中,小幻也介绍了自己的实体收集框。不过,也许与身处IT行业有关,除了第一次全面收集的时候,它满的要溢出来之外,之后大部分时间都空空如也。

OmniFocus的Inbox

OmniFocus是小幻一直提及并且自己正在使用的一款专注于GTD的老牌软件,关于它,小幻专门转载过一篇文章来详细说明它的使用。可以从延伸阅读的链接里找到,这里就不赘述了。唯一需要补充的是,这款软件的功能非常强大,很容易让GTD新手迷茫,如果打定主意选择它,那么建议在使用过程中完成的阅读一遍帮助文档。前面提到的邮箱推送功能,就是小幻在文档中发现的。

纸+笔

这是最传统的收集工具,也是最不受限的工具。完全脱离电子设备,甚至只需要随身带支笔就可以了,因为任何纸片都可以拿来写字。友情提示是,如果使用的是零散的纸而非小本子进行收集,那么最好养成把记有行动的纸片放在固定位置的习惯,这个固定位置可以是包包的某个口袋,也可以是身上的某个固定口袋。小幻选择的是前者,不仅写字的纸片,一些外出消费产生的票据也会放在那里,等到回家之后,统一把它们拿出来放进实体收集篮等待进一步加工处理。

以上就是小幻经常使用的收集工具,你想好自己要使用什么样的工具了吗?

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