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跟着小幻GTD:组织整理-建立好清单

处理阶段与组织整理阶段是双生子,在清空工作篮的过程中,通过一系列的问题将材料转化为一项事务/行动后,它们的去向归属问题,就是我们在组织整理环节需要做的事情。这里,我们的老朋友GTD工作流程图又要出现了(小幻每次看见这张图都很兴奋,不知道为什么)。

 

图中绿色的9个部分就属于组织整理所负责的范畴。严格意义上来说,小太阳一样的立即执行与垃圾这两项不需要再进行组织整理,花2min立即行动之后,这个动作就结束了,同理,材料丢弃之后,也就结束了,都不需要在GTD系统中进行进一步管理。因此,从组织整理的角度来看,需要跟踪和管理的事务可以分为7大类:

  1. 「项目」清单
  2. 项目的辅助资料/计划
  3. 记录在日程表中的行动和信息
  4. 「下一步行动」清单(一个或多个)
  5. 「等待」清单
  6. 参考资料
  7. 「将来/也许」清单

戴维·艾伦告诉我们,对事务进行分类时,一定要严格明确这7类清单之间的界限。如果它们之间失去了界限,那么我们的组织整理整理工作就是失败的。这一点上,小幻很佩服曹雪芹,他笔下的王熙凤是组织整理的一把好手。秦可卿丧礼,尤夫人称病,乱成一团的宁国府交到了王熙凤手上,瞬时被打理得井井有条。这里我们需要借鉴的是什么呢?就是条理界限分明

王熙凤分派了专门的人分别管理人客来往倒茶,本家亲戚茶饭,灵堂供奉事宜(上香添油,挂幔守灵,供饭供茶,随起举哀),收管杯碟茶器,监收祭礼等等事项,每个人都有分工,并且各人只负责各人被分配到的工作,其他一律不用管,追责也只需要向固定的人追责,因此就不会出现互相推诿责任的情况。而对应到我们的事务分类中,每个分类彼此界限分明,就不会发生追踪事务时同时跨越几个分类去查找的情况,这种情况会让我们丧失对管理系统的信任。一样事物,如果不能获得你的信任,那么它势必是低效且消耗心力的(你会不停的思考这个项目的后续有没有被我放进其他分类等等),这与GTD的终极目标「清空大脑无压力的管理自己的人生」是相悖的。

戴维·艾伦说,一旦洞悉了需要跟踪内容的本质,真正需要的就只有清单和用来保存参考资料与项目辅助资料的文件夹了。小幻想说,他是一个乱炖鸡汤的骗纸!当我们要对事务进行分类时,确实只需要清单和文件夹。但是并不是一个,而是很多个行动清单以及一个有效的文档管理系统。

行动清单

日程表

这是一块神圣不可侵犯的地界,只允许对执行时间有刚性需求的行动进入你的日程表。这类行动通常又可以分为两类:指定具体时刻的行动(比如,8:00-12:00坐火车。我为什么不写飞机呢,因为最近霾大,航班总被取消)和仅指定具体日期的行动(比如,周五向老板汇报工作)。

千万不要将你计划完成的行动放进日程表!比如,你打算今天做A事,可以在日程表里加一个闹钟提醒,内容为「现在可以开始进行A了吗?」,但是绝对不要直接把它拖进日程表。

按情境划分的「下一步行动」清单

当我们将所有有严格时间要求的行动都放进日程表后,剩下的就是没有严格时间要求的ASAP(as soon as possible)行动了。那么我们就可以将这些ASAP行动根据执行时所需的工具/地点/相关人员分别放进不同的情境清单中去。这样做的好处是既减少了你每次打开清单时面对的行动数量,又可以充分利用所处环境,提高效率。比如,当我建立「单位」这个清单,整理衣柜这种只可能在家里发生的动作,就不会在我人在单位的时候跑出来晃悠了。

如果不知道如何划分最好,可以先从戴维·艾伦提供的常用清单入手(《搞定》第7章162页),经验丰富之后再慢慢调整。小幻的情境清单是参考《【译】如何设置更适合你的 OmniFocus 》一文建立的,中间在实施过程中发现有长期不分配任务进去的清单,就在回顾的时候予以删除。现在有4个地点清单(家/实验室/外出/任意),两个工具清单(电话/计算机),以及若干人物清单。最后补充一句,「下一步行动」清单里只有不到40个行动的稀有动物可以不建立情境清单(小幻有64个项目,288个下一步行动,没有情境清单,会出人命的)。

「等待」清单

所有托付给他人的行动,都可以被放进这个清单中。对于需要在某一时刻关注进展情况的行动,可以在日程表表中添加核查进度的日程。这里有个待人处事的小细节,当你把一件事情拜托给我,而又在日程表里添加了核查进度的日程,说明我平时的表现不够靠谱(表现在不能及时主动就任务进度进行汇报狗头)。所以,努力从这一类日程里把自己的名字抹去吧,尤其在老板跟前。

项目清单

项目由一系列为达到同一目标而发起的行动组成。项目清单存在的最重要意义是让我们把控项目进度,项目清单中细分出的每项行动最终都应该被分配到「下一步行动」清单中去执行。还记得GTD工作流程图中的那个循环吗?它反映的就是这样一个过程。

「将来/也许」清单

这个清单记录的都是愿景,暂时没有详细计划的念头都可以放进这里。不要让一个idea永远呆在「将来/也许」清单中,如果它呆得足够久(一年?两年?十年?)还没有被孵化成一个项目的话,也许我们是时候放弃这个念头了(小幻的某张此类清单里躺着很多未来想看的书)。

归档系统

这里是参考材料与项目辅助材料的归属地。戴维·艾伦在书中介绍了很多方法,核心思想是有一套规则固定的体系可以安放每份资料。每个人日常处理的此类资料形式/数量的不同,会很大程度影响到归档系统的复杂度。找到适合自己的系统就好,所谓适合,是在找材料时可以迅速索引到,并且依靠的不是记忆而是一个实实在在的索引规则。什么是索引?图书馆某本书固定摆在第几排第几架,编号是x号,这个就叫索引。

思考题

  1. 我们要向王熙凤学习什么?
  2. 以下哪件事情不可以加入日程表?
    1. 下午4:30打电话叫外卖
    2. 周六跟闺蜜逛街
    3. 周一跟进一下已买商品的物流进度
    4. 去图书馆借李笑来的《跟时间做朋友》

最后,我们来回顾一下上篇文章《跟着小幻GTD:处理阶段-清空工作篮》中留给大家的思考题:文中最开始给出的5个目标,分别在问完第几个问题之后就可以达成?

首先回顾一下我们处理工作的主要目标:

  1. 丢弃你不再需要的一切;
  2. 完成所有用不了两分钟就能完成的事务;
  3. 把所有可以委派给他人的事情委派出去;
  4. 为所有需要两分钟以上时间处理的事情标明提示信息,以便自己日后按提示执行;
  5. 根据获取信息,明确目前比较重要的任务和工作;

还记得我们的老朋友GTD工作流程图吗?图中除了绿色之外的环节,均属于处理阶段。根据流程图,可以看到,当执行毕问题二(需要付诸行动吗?)的no分支时,我们实现了第一个目标,判断出需要丢弃的垃圾,从而达到目标一(丢弃你不再需要的一切)。执行毕问题四(这项动作两分钟之内可以做完吗?)的yes分支时,目标二(完成所有用不了两分钟就能完成的事务)实现。同时,目标三与目标四也在问题四的no分支执行完毕后得到了实现。

思考题最难的部分是目标五(根据获取信息,明确目前比较重要的任务和工作)。这里戴维·艾伦引用《搞定》第6章140页的原话:把生活中的各种事情汇集到一起处理的时候,你会对自己的情况有更清醒更全面的认识,知道哪些事情是需要做的,哪些事情是不必做的。这段话位于问题二的no分支关于垃圾那一部分的解释中。逆向思考一下,如果我们能够分辨出出哪些材料属于垃圾/将来也许/参考资料,那么剩下的材料自然就属于目前比较重要的任务和工作了,你们说对吗?

所以我们昨天思考题第正确答案是:1/5——问题二,2/3/4——问题四,你答对了吗?

延伸阅读

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