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文科的格调 + 工科的背景 = 爱浪漫的程序媛

跟着小幻GTD:处理阶段-清空工作篮

处理工作的主要目标是:

  1. 丢弃你不再需要的一切;
  2. 完成所有用不了两分钟就能完成的事务;
  3. 把所有可以委派给他人的事情委派出去;
  4. 为所有需要两分钟以上时间处理的事情标明提示信息,以便自己日后按提示执行;
  5. 根据获取信息,明确目前比较重要的任务和工作;

通常这个阶段与组织阶段是一同进行的,因此建议在着手这一部分时,一并阅读《搞定》的第6章与第7章。处理阶段也叫做加工阶段,正如上面所列出来的,它的工作是进行一系列的判断决策,并根据判断结果决定工作篮中的「材料」的归属地:丢弃/立即执行/委派/延迟执行/明确工作与任务。而组织整理阶段,则是我们在做出判断之后,将判断结果整合记录进我们的GTD系统的过程。

这里,我们终于要用到一直出现在本系列文章封面的那张GTD流程图了,一定要熟记并让自己熟练执行这个流程。可以试着自己在纸上画画,锻炼思维跟记忆。

四个蓝色框里的内容就是我们要问自己的问题,两个紫色块里的内容则是做完判断之后我们需要进行的动作。要说明的是,图中的绿色块均属于组织整理环节关心的范畴,剩下的其他部分才属于处理阶段。下面让我们从四个问题开始,一步步解析处理阶段的流程,开始我们的清空工作篮之旅。

问题一:这是什么?

从工作篮拿到一样「材料」的时候,首先问自己这是什么。一份需要阅读的材料,一个电话号码,一张记录待办事项的纸条,还是一张名片?这是一个几乎瞬间就能回答的问题,不要纠结太久。这一步的重点是,一次只拿一样东西出来,除非有特殊的紧急情况(老板要你马上给某人打电话,那么你只好从工作篮里先把此人的电话找出来优先处理),否则按顺序拿,拿出来的材料别再放回工作篮

小幻的朋友曾经问过小幻一个问题,她刚从工作篮拿出一样材料准备处理,这是同事过来问问题,自己如果不能把拿出来的材料放回去,那么应该怎么办呢?这里,小幻的建议是:

  1. 同事的问题不需要立马讨论,拿出纸笔迅速记录他要讨论的问题,把纸条放进工作篮,并告诉他自己忙完手头这件事会去找他进行讨论,然后接着处理自己手里的材料。
  2. 同事的问题需要立马讨论,拿出纸笔迅速记录当前材料处于的处理状态,下一步打算对它做什么,把材料与纸条一并放入工作篮(例如,我已经明确从工作篮拿出的这本书需要还给朋友,那么我会在纸条上写下,「还书给某某某」+ 日期),然后开始与同事讨论问题。

第二步与直接把材料放回工作篮的区别是,通过记录,我已经把它变成了一个新的材料(相对于之前的材料,多了材料处理状态),因此当我下次把它从工作篮里拿出来时,不用再重新思考这本书是什么的问题,而可以直接进入之后的环节。这样的方法保存了之前的工作状态,不容易让自己产生时间被浪费掉的感觉,有点儿像游戏里的存档与读档。记得吗?《爱情公寓》里唐悠悠和关谷可以把自己吵架的事情存档,先去做别的,等有时间的时候,再读档,继续把架吵完。这就是个很好的实践例子,当然,现实生活中,我们还是尽量不要吵架的好。

问题二:需要付诸行动吗?

如果是,那么进入问题三。如果不是,那么它是以下三种情况之一:

  • 垃圾(需要丢弃)
  • 将来/也许(现在没有用,但是未来也许有用,典型举例:策划一次去西藏的旅行)
  • 参考资料(放入归档系统,需要时拿出来阅读,典型举例:合同/论文)

通常,如何处理以上这三类材料隶属于组织整理环节,我们可以发现组织整理阶段比之于处理阶段,就是一个对材料进行分门归类的过程,具体如何分类,会专门开文章讨论。问题二的肯定与否定回答对应的结果都已经处理结束,现在进入问题三。

问题三:下一步行动是什么?

在这个问题中,还有另一个隐藏问题需要回答。下一步行动是单项行动还是多项行动?因为有时我们会在思考多过程中发现,可能最初起意时,只是很简单的一个念头,真正要转化成行动,会需要完成很多项任务才可以达到我们的目标(比如我计划去爬喜马拉雅,我需要查出行攻略,规划时间,订票,订住宿等等,并非一步可以完成)。因此,如果在明确下一步行动是什么时,发现这是一项单个行动,进入问题四。如果需要多个行动才能完成,则需要将这个行动转化为一个项目,并把其分解为一系列单个的具体的行动,然后进入问题四。分解项目的方法也属于组织整理阶段,会在以后的文章中有详细介绍。同时,我们也可以再一次发现,加工处理与组织整理两个环节的结合之紧密。

问题四:这项动作两分钟之内可以做完吗?

 

  • 两分钟内可以完成——Just do it now!立即去做!
  • 两分钟内不可完成——回答隐形问题:这项动作可以托付给别人去做吗?
  1. 可托付——托付给别人
  2. 不可托付——将其加入自己的日程表或者下一步行动清单,以便在未来某个时刻执行它

至此,我们的处理阶段就结束了。回顾本文最开始制定的目标,问完以上四个问题之后,是不是所有的目标都实现了呢?留道思考题,本文最开始给出的5个目标,分别在问完第几个问题之后就可以达成?放下手机,拿出笔,在草稿纸上画一画流程图,你会更容易找到答案。第一个答对的小伙伴赠送30积分。

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