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文科的格调 + 工科的背景 = 爱浪漫的程序媛

跟着小幻GTD:检查回顾-保障系统的有效运行

按理说,把一切事物安排妥当之后,最重要的下一步就是行动,但在GTD的维度图中却被排在了第四,估计是因为第五步行动正好连接了横轴和纵轴,行动是流程中重要的一环,如果没有行动,再好的计划也是空谈。另外,行动正好对应了6个视角中的最低一层,这一层相当于跑道,你只知道在跑道上飞奔,但为什么奔跑?需要从更高的视角去审视。

所以第四步就是回顾了(也被翻译成深思,《搞定1》中叫Review,《搞定3》中叫Reflection)。那么何时回顾,回顾什么内容呢?

如果小幻跟大家讲,自己每天都会回顾好几回,看官们会不会觉得光听听就很崩溃呢?其实不然,这样的回顾只是短暂的检查,内容也仅仅局限在几个行动清单上,几秒钟就看完了,并不会花很多时间。这种每日回顾(参考每周回顾起的名字)看的是日程表+情境清单,发生是时间由心情决定,心情好就多看两眼,心情不好每天看一眼,锁定每日Boss任务也就够了(Boss任务,见《小强升职记》一书)。

真正需要靠毅力坚持的,是每周回顾。相比每日回顾,每周回顾进行的时间要长的多,回顾的内容也更为全面(系统里的每个项目都要看一遍)。执行每周回顾最重要的目的是通过回顾来不断地更新我们的管理系统,让我们的大脑确信这个系统是可靠的,所有事情尽在掌控之中。如果长期不进行全面的系统回顾,系统内容陈旧,与现实情况脱节,仍会有事情遗漏,我们仍然要靠大脑去记忆/回忆需要执行的行动。长此以往,GTD体系会逐渐失去我们的信任,直到被抛弃,慢慢地,我们将重归之前混乱低效充满压力与紧迫感的状态。

不同于戴维·艾伦在书中给出的标准流程,小幻采取了《如何设置更适合你的 OmniFocus》一文中的变种方法,将每周回顾分成了三个步骤:

  1. 清理
  2. 回顾我的日程
  3. 头脑风暴出新的项目

有一些需要明确不属于回顾环节的事情:

  1. 收集材料(这是日常基础工作的一部分,不应该属于回顾环节)
  2. 清空工作篮(这是日常基础工作的一部分,而不应该属于回顾环节)
  3. 在任何议题上花费超过两分钟的时间(如果头脑风暴出了有意义的事情,最好为其建立新的任务,而不是在当下寻根究底)
  4. 尝试去完成任何的任务

坚持这几点,可以避免把每周回顾的时间拖长到数小时甚至整整一天。从而降低GTD Newbie们在进行长时间回顾时的不适感。

清理

每周回顾的第一阶段就是把一周来没有时间整理的细碎问题都清理干净。

首先,我会切换到我的每周回顾透视,然后点击我的第一个文件夹。对于每一个文件夹,我会依次进行下列这些快速检查(小幻在软件中建立了专门的回顾项目清单,时间设为每周重复一次):

  1. 这些项目是否是按照优先级排序?我通常会把「目标」项目放在第一位,然后是按照优先级排序的所有常规项目,然后是「杂事」项目,最后是「创意」项目。需要提醒的是,在 OmniFocus 的右侧主界面中拖拽项目是没有用的,必须在左侧边栏中对项目进行排序。
  2. 是否每个项目都有一个下一步行动?如果没有的话,我会评估这个项目是否已经完成了(那就标记完成)或者尚未完成(那就增加一个下一步行动)。
  3. 有没有哪些项目是我不想在未来一周中推进的?如果有,我就会把这些项目标记为「暂停」。
  4. 有没有哪些「暂停」的项目是我打算在未来一周中推进的?如果有,我就会把这些项目标记为「活跃」。
  5. 有没有已经「暂停」了相当长一段时间的项目?如果有,我会干脆直接丢弃这个项目,或者把它拖到「创意」项目中作为一个单独的动作存在。
  6. 看上去这是一个特别长的检查清单,但是实际执行中,你只需要挨个浏览文件夹中的每一个项目,很自然就会对每一个项目作出决策了。
  7. 在我完成了第一个文件夹的回顾之后,接下来我会按照同样的顺序对每一个文件夹进行回顾。如果我保持专注(即抵制一切诱惑,真正开始做事),我通常可以在 30-35 分钟内完成所有的步骤。

回顾我的日程

在第二个阶段中,我会打开我的日历(一个包含我所有的个人日程、工作日程以及家庭事项的日历)并且检查每一个日历项,问自己是否需要针对这个日程做些什么。

我一般会从一周前的日程开始,一直看到整整一周后的事项。这个步骤通常会需要 5-10 分钟的时间。

头脑风暴出新的项目

这是最为困难的环节。

在这个环节中,我会重新浏览每一个文件夹(此时要忽略外界的所有干扰),来用心审视这一部分的人生是否会有新的项目。

可以尝试重新阅读一下每个文件夹中所标明的目标和愿景;或者想一下这个领域中我最近做了些什么;再或者想一下这个领域是在向好的方向进行,还是在向坏的方向进行。

只有大约四分之一的情况下我会真的可以新增一些项目,但是每次做完头脑风暴,我都会充满了成就感。

思考题

为什么收集/清空工作篮/执行任务不可以放在回顾环节进行?(本题偏难,分值100)

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