跟着小幻GTD：处理阶段－清空工作篮

处理工作的主要目标是：

1. 丢弃你不再需要的一切；
2. 完成所有用不了两分钟就能完成的事务；
3. 把所有可以委派给他人的事情委派出去；
4. 为所有需要两分钟以上时间处理的事情标明提示信息，以便自己日后按提示执行；
5. 根据获取信息，明确目前比较重要的任务和工作；

通常这个阶段与组织阶段是一同进行的，因此建议在着手这一部分时，一并阅读《搞定》的第6章与第7章。处理阶段也叫做加工阶段，正如上面所列出来的，它的工作是进行一系列的判断决策，并根据判断结果决定工作篮中的「材料」的归属地：丢弃／立即执行／委派／延迟执行／明确工作与任务。而组织整理阶段，则是我们在做出判断之后，将判断结果整合记录进我们的GTD系统的过程。

这里，我们终于要用到一直出现在本系列文章封面的那张GTD流程图了，一定要熟记并让自己熟练执行这个流程。可以试着自己在纸上画画，锻炼思维跟记忆。

四个蓝色框里的内容就是我们要问自己的问题，两个紫色块里的内容则是做完判断之后我们需要进行的动作。要说明的是，图中的绿色块均属于组织整理环节关心的范畴，剩下的其他部分才属于处理阶段。下面让我们从四个问题开始，一步步解析处理阶段的流程，开始我们的清空工作篮之旅。

问题一：这是什么？

从工作篮拿到一样「材料」的时候，首先问自己这是什么。一份需要阅读的材料，一个电话号码，一张记录待办事项的纸条，还是一张名片？这是一个几乎瞬间就能回答的问题，不要纠结太久。这一步的重点是，一次只拿一样东西出来，除非有特殊的紧急情况（老板要你马上给某人打电话，那么你只好从工作篮里先把此人的电话找出来优先处理），否则按顺序拿，拿出来的材料别再放回工作篮。

小幻的朋友曾经问过小幻一个问题，她刚从工作篮拿出一样材料准备处理，这是同事过来问问题，自己如果不能把拿出来的材料放回去，那么应该怎么办呢？这里，小幻的建议是：

1. 同事的问题不需要立马讨论，拿出纸笔迅速记录他要讨论的问题，把纸条放进工作篮，并告诉他自己忙完手头这件事会去找他进行讨论，然后接着处理自己手里的材料。
2. 同事的问题需要立马讨论，拿出纸笔迅速记录当前材料处于的处理状态，下一步打算对它做什么，把材料与纸条一并放入工作篮（例如，我已经明确从工作篮拿出的这本书需要还给朋友，那么我会在纸条上写下，「还书给某某某」＋ 日期），然后开始与同事讨论问题。

第二步与直接把材料放回工作篮的区别是，通过记录，我已经把它变成了一个新的材料（相对于之前的材料，多了材料处理状态），因此当我下次把它从工作篮里拿出来时，不用再重新思考这本书是什么的问题，而可以直接进入之后的环节。这样的方法保存了之前的工作状态，不容易让自己产生时间被浪费掉的感觉，有点儿像游戏里的存档与读档。记得吗？《爱情公寓》里唐悠悠和关谷可以把自己吵架的事情存档，先去做别的，等有时间的时候，再读档，继续把架吵完。这就是个很好的实践例子，当然，现实生活中，我们还是尽量不要吵架的好。

问题二：需要付诸行动吗？

如果是，那么进入问题三。如果不是，那么它是以下三种情况之一：

• 垃圾（需要丢弃）
• 将来／也许（现在没有用，但是未来也许有用，典型举例：策划一次去西藏的旅行）
• 参考资料（放入归档系统，需要时拿出来阅读，典型举例：合同／论文）

通常，如何处理以上这三类材料隶属于组织整理环节，我们可以发现组织整理阶段比之于处理阶段，就是一个对材料进行分门归类的过程，具体如何分类，会专门开文章讨论。问题二的肯定与否定回答对应的结果都已经处理结束，现在进入问题三。

问题三：下一步行动是什么？

在这个问题中，还有另一个隐藏问题需要回答。下一步行动是单项行动还是多项行动？因为有时我们会在思考多过程中发现，可能最初起意时，只是很简单的一个念头，真正要转化成行动，会需要完成很多项任务才可以达到我们的目标（比如我计划去爬喜马拉雅，我需要查出行攻略，规划时间，订票，订住宿等等，并非一步可以完成）。因此，如果在明确下一步行动是什么时，发现这是一项单个行动，进入问题四。如果需要多个行动才能完成，则需要将这个行动转化为一个项目，并把其分解为一系列单个的具体的行动，然后进入问题四。分解项目的方法也属于组织整理阶段，会在以后的文章中有详细介绍。同时，我们也可以再一次发现，加工处理与组织整理两个环节的结合之紧密。

问题四：这项动作两分钟之内可以做完吗？

• 两分钟内可以完成——Just do it now！立即去做！
• 两分钟内不可完成——回答隐形问题：这项动作可以托付给别人去做吗？

1. 可托付——托付给别人
2. 不可托付——将其加入自己的日程表或者下一步行动清单，以便在未来某个时刻执行它

至此，我们的处理阶段就结束了。回顾本文最开始制定的目标，问完以上四个问题之后，是不是所有的目标都实现了呢？留道思考题，本文最开始给出的5个目标，分别在问完第几个问题之后就可以达成？放下手机，拿出笔，在草稿纸上画一画流程图，你会更容易找到答案。第一个答对的小伙伴赠送30积分。

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