文/编：小幻
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《跟着小幻GTD：如何成为一只 GTD newbie》单日阅读量是以往推送文章的两倍，不知道该说以往的文章写得渣呢，还是该说大家确实很需要自我管理方面的知识，默默选择接受第二种。
不知道大家的《搞定》读得如何了呢？我们现在要开始GTD的具体实施了。还记得水平纬度的五个环节中的第一个是什么吗？收集。
据说《搞定III》里管这一步叫做「捕捉」，为了更加体现主动的意思。小幻读完《搞定》的第5章《收集阶段：归拢材料》之后就着手开始进行收集活动了。前3章属于《搞定》的第一部分，存在意义上一篇文章已经讲过，不再重复了。那么到现在为止还没看到第二部分的看官们可能会问，第4章去哪儿了，难道具体操作不应该从第4章就开始了吗？
具体操作确实是从第4章开始，开始进行收集前的准备工作。需要准备的东西有：工具，时间，空间。以下如非特别指明，所提到的书与作者均指《搞定》这本书与其作者戴维·艾伦。
工具
工具具体可以被分为两类：
第一，收纳以及做记录标注的实体工具。比如，书中提到的纸笔，资料收纳篮，自动打签机（这玩意儿在小幻看来挺贵的，虽然作者说好用，但是如非必须，还是谨慎购买），便利贴，活页夹，胶带等等。这类工具中，作者在列表最后写上了日程表，鉴于现在信息化的普及，日程表这种东东已经完全可以使用软件代替了，不必非弄个实体出来。当然，如果看官您是手账爱好者，请忽略用软件代替的说法。
这里要专门提醒newbie的一句是，不用非得十足十按照作者在书中的介绍来准备你的工具，作者在书中具体介绍了每种工具的用途，我们需不需要一样工具要根据作者的描述结合自身情况来判断，并不是所有物品都必须准备。比如前面提过的自动打签机，日程表，小幻就没有准备，原因不再赘述。总之，四字原则——因地制宜。
小幻具体用到的工具有，纸，笔，便利贴，资料收纳篮，不干胶标签纸，文件袋若干，苹果系统自带的日历以及其他一些软件。
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纸是不再需要保存和使用的单面空白的材料跟论文（后来执行完加工处理与组织步骤后，这叠纸多了一倍）。
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资料收纳篮同书中图片里的一样，三层，顶层做工作篮（INBOX）使用，中间放其他实体工具，底层做近期辅助资料收纳。
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不干胶标签纸+笔就是小幻的「自动打签机」，小幻用它对资料收纳篮的功能区进行了标注，一来怕自己忘记，二来对他人有一个提示作用。
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文件袋是平时收快递留下的一堆空文件袋，挑了一个小的放各种票据，其他的留着放整理出来的纸质材料。每存放一类，在文件袋左上角用标签纸填好存放材料内容，放进资料收集篮的第三层托盘。
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苹果系统自带的日历，苹果的系统指移动操作系统iOS跟桌面操作系统Mac OS。因为苹果的iCloud提供同步功能，因此苹果设备间的日程是同步的，外加其他的一些特性以及小幻之前就在使用它，导致小幻用这款软件做了日程表。现在软件的同步功能做的都非常不错了，选一个自己喜欢用的就可以，如前文所说，也可以根据自身情况使用纸质日程表，或者，如果看官您有秘书，就不用考虑自己选日程表的问题了。然而，无论选用什么形式的日程表，这个工具是一定要有的。
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手机备忘录，虚拟INBOX。
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Capture，毒龙师兄推荐的这款软件可以快速的向手机备忘录中添加条目，属于趁手小工具。
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OmniFocus，一款专注于进行GTD的软件，小幻之前推送过一篇文章，具体介绍里如何使用OmniFocus建立GTD系统，这里不多赘述了。
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电子邮箱，每个人都有，用邮件交换工作信息和材料是个好习惯。
第二，归档系统。看到系统两个字不要害怕，并不是说真的要弄个什么信息系统出来，只是要求对于文件收纳要有自己的一套方法跟流程。最简单的，文件分类存放，分类按拼音字母排序之类的。不同行业以及身处不同层面的人，建立起来的归档系统是完全不同的。比如，报表跟纸质材料很多的人，必然需要文件柜，文件盒以及一套依托于标签的索引方法。而像小幻这种IT圈的人，很可能大部分文件都是数字化的，那么就不需要那么多实体归档工具，只需要想好文件的标注与检索策略，做好备份即可。
小幻的纸质归档系统特别简单，就是把纸质材料分类放进文件袋，然后用标签纸标好内容。最后在印象笔记中建立了一个名为「物品存放位置」的笔记本，把文件按分类逐条录入，记录中同时添加了最后更新时间以及实体存放位置的描述。比如，小幻的印象笔记里有这样的记录：B5活页纸，位置-实验室收纳篮第三层。
时间和空间
空间，就是建立一个工作区。划定一片空纪安用于放置收集材料的工作篮（INBOX），因为有些人的工作篮的工作篮可能不止一个，因此需要有一个工作区。同工具一样，这个实体工作区分为物理空间中的工作区与虚拟的工作区。如果后续使用软件进行管理的话（90%的人应该都会找一个GTD软件来进行管理的），就会存在虚拟的INBOX，小幻的实体INBOX只有一个，但是虚拟INBOX有三个，手机备忘录，OmniFocus中的INBOX，邮箱收件箱（英文也叫做INBOX）。而OmniFocus有自动把手机备忘录里的条目放进自己INBOX的功能，同时也支持类似于Kindle那样的邮箱推送功能，因此，小幻存在手机备忘录里以及邮箱收件箱里的材料最终都会归纳到软件的INBOX里面去。
时间，预留一个不受打扰的时间段来进行你的GTD管理系统建立工作。如果觉得一下子做不完所有的步骤，那么可以专门找出一个时间段来进行「收集」工作，然后再找出一个时间段来进行「加工处理与组织」工作（注意，这是两个环节），给自己规定一个固定的时间段用于进行「定期回顾」工作。前两个时间段在系统建立之后就可以不用专门空出一个完整的时间段出来了，但是「定期回顾」的时间段一定是一个完整的，不受打扰的时间段，长度可以自己依据情况调整。
小幻第一次「收集」分为两段（实体收集与虚拟收集）。因为之前阅读毒龙师兄的文章，知道他在收集时一度陷入了收拾整理而非收集的状态，自己执行的时候非常警醒，预留了4个小时，实际用了不到2个小时。当然，生活简单也是耗时少的一个原因。第一次「加工处理与组织」用了小幻一个上午的时间，并且后来还在不断调整。这是正常现象，因为对新系统的归类方式还在熟悉中，以后就好了。
至于「定期回顾」，起初，小幻采纳了作者的建议，把时间设定在周五下班前的两个小时里，实践了两周后发现不妥。因为不同于每周5天班的作者，小幻每周的工作日是延续到周六上午的，因此，最近小幻把回顾时间移到了周六上午，做完回顾后，开开心心无负担的开始周末休息。
以上就是我们的准备工作，读完《搞定》前5章，准备工具，预留时间，划定空间，然后开始GTD的第一步——收集！
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